Как разобрать документы и бумажные завалы: система хранения и ежедневные привычки

Чтобы быстро находить нужные бумаги, отделите документы от счетов, рекламных листовок и других бумаг, разложите их по подписанным папкам или коробкам и регулярно разбирайте новые поступления. Уникальные документы стоит дополнительно отсканировать или сфотографировать и сохранить в надёжном облачном хранилище: цифровая копия не заменит оригинал, но пригодится, если он потеряется или испортится. ### Разделите документы и прочие бумаги Сначала соберите документы отдельно от квитанций, купонов, рекламы и корреспонденции. Среди документов можно выделить особенно важные — например, паспорт, СНИЛС, свидетельства о рождении и медицинский полис — и те, которыми пользуются реже: удостоверения, пропуска, свидетельства о повышении квалификации. Менее востребованные бумаги тоже требуют упорядоченного хранения. Выберите для документов отдельную полку или шкафчик. Сгруппируйте их по владельцам или назначению, затем разложите по коробкам либо прозрачным папкам-файлам и подпишите. Документы с печатями и подписями государственных организаций следует сохранить. ### Уберите то, что больше не нужно Пересмотрите старые инструкции к уже ненужным вещам, оплаченные счета, утратившие актуальность финансовые бумаги и переписку с государственными учреждениями. Отложите такие материалы, проверьте их ещё раз и выбросьте или сдайте в макулатуру, если они действительно больше не имеют практической ценности. Бумаги умерших родственников — отдельный и чувствительный вопрос: перед разбором стоит тщательно оценить, нужно ли их хранить. ### Разбирайте почту сразу Для многих услуг можно получать счета и квитанции электронно — например, через приложения «Госуслуги», ЕИРЦ и энергосбытовых организаций. Подключение электронных уведомлений помогает сократить количество бумаги дома. Рекламные листовки и прочую нежелательную почту не стоит складывать в стопки: сразу отправляйте её в мусор или макулатуру. ### Поддерживайте порядок на рабочем месте В конце рабочего дня возвращайте канцелярские принадлежности на место и сортируйте бумаги. Завершённые дела удобно хранить в отдельной папке-скоросшивателе, а для новых и текущих документов использовать многоярусный органайзер. Тем, кто работает из дома, может пригодиться шредер для бумаг. ### Не копите журналы и газеты Если печатные издания нужны только для чтения в дороге или во время ожидания, нет необходимости оставлять их дома на хранение. Многие издания публикуют архивы в интернете, где старые материалы можно найти без бумажных подшивок. ### Сделайте цифровые копии важных бумаг Редкие или трудно восстанавливаемые документы отсканируйте либо сфотографируйте на смартфон и сохраните копии в надёжном облачном хранилище. Такая копия не равна оригиналу, но может оказаться полезной. Для наиболее важных документов также можно оформить нотариально заверенные копии: их принимают многие уполномоченные государственные организации.